Procurement

Berikut adalah istilah2 yg lazim digunakan dlm departemen procurement/purchasing

   Supplier/Vendor Private/Company which supplies material/service

   PO : Purchase Order

  MR : Material Requisition

   BOM : Bill Of Material

   RFQ : Request For Quotation

   APE : Authorization for Project Expenditure

   TES : Tender Evaluation Sheet

 

Keterlibatan procurement tidak hanya pada saat project di mulai tapi jauh hari sebelum project di mulai yaitu ketika bid/tender document diterima oleh bidding departemen dari pihak klien. Document tersebut berisikan deskripsi proyek, syarat-syarat pekerjaan, lingkup pekerjaan, spesifikasi teknik, jadwal, dan dokumen penunjang lainya. Setelah bid document diterima, selanjutnya diserahkan kepada bidding departemen untuk dipelajari, kemudian bidding departemen melakukan persiapan pembuatan technical proposal. Dalam hal ini diperlukan masukan dari masing-masing departemen terkait baik itu CA/CC departemen, Engineering departemen, Procurement department, QA departemen, Yard departemen, HSE departemen. Berikut diagram alir proses tender tersebut:

copy-of-flowchart

Departemen procurement memberikan gambaran mengenai aspek permintaan penawaran harga material dari beberapa vendor, serta estimasi jadwal pengiriman jadwal sesuai dengan Bid of Material yang dikeluarkan oleh Engineering. Apabila klien menilai bahwa Technical Proposal sudah layak dan dinyatakan lulus, maka klien mengirim berita untuk mengikuti tahapan berikutnya yaitu commercial proposal. Dalam hal ini procurement manager memperkirakan biaya-biaya material berdasarkan penawaran-penawaran vendor sesuai vendor list, transportasi dan biaya administrasi import (costume clereance ). Setelah dinyatakan lulus maka kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak. Kemudian diserahkan kepada operation director untuk ditindaklanjuti.

copy-of-budgeting2

Apabila kalah dalam proses tender maka Business Development Director bersama-sama dengan Bidding Manager mereview sebab-sebab kekalahan tersebut dan kemudian didokumentasikan sebagai referensi untuk tender selanjutnya. Pada kenyataannya proses negosiasi ulang tender tetap dapat dilakukan dalam keadaan tertentu tanpa mengabaikan koriror etika berbisnis.

Tinjauan kontrak dan tender diatas adalah tinjauan kontrak dan tender antara Kontraktor dan pihak klien.

(CJP-241108)




%d bloggers like this: